Wie viele E-Mails bekommen Sie pro Tag? Bleiben Sie noch im zweistelligen Bereich oder sind es eher 100 und mehr E-Mails? Für die meisten Menschen gilt: Im beruflichen Alltag sind E-Mails wahre Zeitfresser. Es gibt aber Mittel und Wege, wie Sie dagegen vorgehen können.
Verzichten Sie auf die E-Mail-Benachrichtigung
Das leise „bling“, wenn die nächste E-Mail eintrifft oder das Fenster, das sich öffnet, ist einer der größten Störfaktoren bei der täglichen Arbeit. Viele Berufstätige vermuten hinter jeder eingehenden E-Mail eine wichtige Information oder einen Arbeitsauftrag. Sobald also der Benachrichtigungston erklingt oder das Fenster aufploppt, wird sofort ins Postfach geschaut. Das Problem dabei: Die meisten E-Mails sind gar nicht so dringend und die eigentlich wichtige Arbeit wird unterbrochen. Sie kommen nicht so schnell vorwärts, wie Sie müssten. Deaktivieren Sie deshalb den Nachrichtenton und das Benachrichtigungsfenster.
Legen Sie sich Regeln auf
Alternativ zur Deaktivierung können Sie E-Mails auch nur alle 30 oder 60 Minuten abrufen lassen oder das Postfach gleich ganz schließen. Zu festen Tageszeiten werden die E-Mails dann abgerufen und Sie können Sie bearbeiten.
Setzen Sie Prioritäten
Bei der Bearbeitung der E-Mails sollten Sie Prioritäten setzen. Sortieren Sie dafür die Mails nach folgendem Schema:
- E-Mails, die Sie nicht benötigen, werden sofort gelöscht.
- Newsletter, die für Sie nicht (mehr) von Interesse sind, können Sie abbestellen und so die tägliche E-Mail-Flut reduzieren.
- Geht die E-Mail mit einer Aufgabe einher, die binnen fünf Minuten zu erledigen ist, wird diese sofort erledigt.
- Geht die E-Mail mit einer Aufgabe einher, die länger als fünf Minuten dauert, sollte im Kalender ein Termin für die Bearbeitung festgelegt werden.
Nutzen Sie Farben
Bei der E-Mail-Bearbeitung können Sie auch Farben nutzen. Markieren Sie einzelne E-Mails rot, die sehr wichtig und dringend sind und blau, wenn, sie nicht so dringend oder wichtig sind.
Sorgen Sie für Ordnung
Um den Überblick in der täglichen E-Mail-Flut nicht zu verlieren, sollten Sie auf eine grundlegende Ordnung setzen. Moderne E-Mail-Programme erlauben das Anlegen von Ordnern und Unterordnern. Legen Sie für einzelne Projekte, Kunden, Mitteilungen vom Arbeitgeber usw. Ordner an und verschieben Sie die E-Mails dorthin. Dinge, die noch zu erledigen sind, können zunächst in einen entsprechend beschrifteten Ordner und nach der Erledigung in den „End-Ordner“ verschoben werden. So bleibt der eigentliche Posteingang leer und Sie fühlen sich weniger gestresst. Außerdem finden Sie die E-Mails auch nach langen Zeiträumen schnell wieder.
Telefonieren Sie auch mal
Viele E-Mails im Geschäftsalltag sind unnötig, da sich die Informationen auch telefonisch austauschen lassen. Versuchen Sie, selbst so wenige E-Mails wie möglich zu schreiben, um das ständige Hin- und Her-Mailen zu reduzieren. Was telefonisch geklärt werden kann, das sollten Sie auch telefonisch klären.
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