Mit dem Begriff „Lean Production“ beschäftigen sich in jüngster Zeit immer mehr Unternehmen. Er steht für eine Optimierung der Produktionsabläufe mit dem Ziel, die Kosten zu senken sowie die Effizienz und damit auch die möglichen Gewinne zu steigern. In den Managementetagen vieler Unternehmen findet aber ziemlich genau das Gegenteil einer Optimierung statt. Zu diesem Ergebnis kamen die Experten der Bain & Company Unternehmensberatung bei der Auswertung einer Studie, bei der 17 größere Konzerne genauer unter die Lupe genommen wurden.
Besprechungen sind ein echter „Zeitfresser“
Je weiter jemand in der Hierarchie nach oben geklettert ist, desto größer wird der Zeitumfang, den er in Besprechungen verbringt. Die Studie von Bain & Company kam zu dem Schluss, dass der stellvertretende Geschäftsführer pro Woche über 21 Stunden in Besprechungen verbringt. Der Durchschnitt des Anteils von Besprechungen bei der kompletten Belegschaft der geprüften Konzerne liegt immer noch bei stolzen neun Stunden pro Woche. Das macht etwa fünfzehn Prozent der gesamten regulären Wochenarbeitszeit aus. Fatal an der ganzen Sache ist, dass viele dieser Besprechungen eigentlich überflüssig sind und dadurch verschenkte Zeit bedeuten. Besonders davon betroffen sind Großunternehmen. Dort könnten rund zwanzig Prozent der Besprechungen eingespart werden. Die Experten von Bain & Company haben ausgerechnet, dass in einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern jährlich ein Schaden von sechzig Millionen US-Dollar entsteht.
Der „Zeitkiller“ Nr. 2: Mails in Unmengen
In den USA bekommen die Führungskräfte von Unternehmen pro Jahr im Durchschnitt 30.000 Mails, deren Bearbeitung noch einmal zusätzlich jede Menge Zeit verschlingt. Als es die Kommunikation per Mail noch nicht gab, hatten die Manager pro Jahr etwa tausend Nachrichten zu beantworten. Amerikanische Journalisten sind in diesem Zusammenhang bereits auf eine sehr interessante Idee gekommen: Mailprogramme müsste ähnliche vorgefertigte Buttons für Standardantworten bieten, wie sie sich in den Social Networks bereits etabliert haben. Allerdings müssten sie etwas mehr Auswahl haben, die beispielsweise von „Ja, geht in Ordnung“ über „Termin genehmigt“ bis hin zu „Nein, unmöglich“ reichen müsste. Das würde den Managern bei der Bearbeitung ihrer Mailflut jede Menge Zeit sparen.
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