HWK Leipzig: Handwerksbetriebe sind auf E-Rechnung unzureichend vorbereitet

Der Sächsische Handwerkstag sieht Probleme bei der Umsetzung der Vorschriften zur E-Rechnung in zahlreichen Handwerksbetrieben und fordert Aufschub.

Der Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und anderen Gewerbetreibenden ist nach der aktuellen Gesetzeslage ab dem Jahresbeginn 2027 nur noch in Form der E-Rechnung möglich. Betroffen in der nächsten Phase sind Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt haben. Allerdings zeigen Erhebungen des Zentralverbands des Deutschen Handwerks, dass etwa zwei Drittel aller Handwerksbetriebe derzeit noch Probleme bei der technischen Umsetzung haben. Betroffen sich danach vor allem Rechnungen für Bauleistungen. Für den Sächsischen Handwerkstag war dieses Resultat der Anlass dafür, eine Verschiebung der Ausweitung der Pflicht zur E-Rechnung auf den Jahresbeginn 2028 zu fordern.

Die E-Rechnung in Deutschland wird für noch mehr Unternehmen Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch weiterverarbeiten lässt. Ein einfaches PDF zählt daher als „sonstige Rechnung“. Unternehmen müssen E-Rechnungen seit 2025 grundsätzlich empfangen können. Für das Ausstellen bestehen Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) andere elektronische Rechnungen verwenden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 greift die Pflicht im Regelfall umfassend. Ausnahmen gelten unter anderem für bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen. Private Endverbraucher sind nicht betroffen.

Welche Inhalte sind für die E-Rechnung und wie funktioniert sie?

Technisch enthält die E-Rechnung Angaben wie Lieferant, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Entgelte und Steuer in maschinenlesbaren Datenfeldern. Zulässige Formate müssen die europäische Norm EN 16931 erfüllen oder mit ihr interoperabel sein; verbreitet sind XRechnung und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD kann der strukturierte Datensatz mit einer lesbaren PDF-Darstellung kombiniert werden, maßgeblich bleiben jedoch die strukturierten Daten. Die Übermittlung kann per E-Mail, über ein Portal oder eine vereinbarte Schnittstelle erfolgen. Beim Empfänger liest geeignete Software die Daten automatisiert aus, prüft Pflichtangaben, ordnet die Rechnung einem Geschäftsvorgang zu und übergibt sie an Buchhaltung, Freigabe und Zahlung. Dadurch entfällt vielfach die manuelle Neuerfassung, was Prozesse beschleunigt und Fehler verringert. Für die Aufbewahrung ist der strukturierte Originaldatensatz maßgeblich; er muss während der gesetzlichen Frist unverändert, vollständig und nachvollziehbar verfügbar bleiben. Unternehmen sollten deshalb Empfangskanal, Prüfabläufe, Archivierung und Zugriffsrechte rechtzeitig festlegen.

Quelle: E-Rechnungsverordnung, Handwerkskammer Leipzig

About Author